Reunión de Expertos en Gestión Documental y Archivos de la Banca Central

Reunión de Expertos en Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales, “Nuevos Horizontes de la Gestión Documental en los Bancos Centrales”

Apertura oficial y palabras de bienvenida.

Adalgisa Abdala Barcenas, directora general, Banco de la República (Colombia) y Roberto Marino, Asesor de la Dirección General del CEMLA dieron la bienvenida a la Reunión de Expertos en Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales, cuyo titulo es “Nuevos Horizontes de la Gestión Documental en los Bancos Centrales”.

Destacaron que es gratificante ver reunidos en esta Reunión a un importante número de distinguidos participantes, expertos en el tema de gestión documental y archivos en los bancos centrales lo cual denota el gran interés en el tema.

Señalaron que se cuenta con la participación de 39 personas que representan a 14 bancos centrales y a varios organismos regionales (FLAR, CEMLA, Consejo Monetario Centro Americano y Superintendencias de Bancos).

Comentaron que el tema de la Reunión resulta de primordial importancia para entender el funcionamiento de la banca central moderna, sobre todo el papel tan importante que tiene la transparencia, el acceso a la información y la comunicación para la eficaz conducción de la política monetaria y el comportamiento de la inflación.

Destacaron que la gestión documental de la banca central hace referencia al proceso de administración, organización, control y preservación de todos los documentos y registros generados o recibidos por el banco central en el ejercicio de sus funciones. Estos documentos son cruciales para la operativa diaria, la toma de decisiones y el cumplimiento de normativas legales, regulatorias y operativas.

Destacaron que se requiere una gestión documental inteligente y colaborativa que utilice todo el herramental a su disposición.

Consideraron que una adecuada gestión documental en la banca central genera muchos beneficios.

Eficiencia operativa. Un sistema de gestión documental bien implementado agiliza el acceso y la búsqueda de información relevante, reduciendo el tiempo y los costos asociados a la gestión de documentos.

Cumplimiento normativo. Facilita el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con la conservación de documentos y la protección de la información.

Seguridad. Mejora la protección de la información sensible y reduce los riesgos de pérdida o acceso no autorizado.

Transparencia y responsabilidad. Permite realizar auditorías más efectivas y transparentes, lo cual es esencial para una institución como un banco central, que debe rendir cuentas tanto a las autoridades gubernamentales como al público.

En resumen, la gestión documental en la banca central es esencial para garantizar la correcta administración de la información, la seguridad y el cumplimiento de normativas, lo cual tiene un impacto directo en la eficiencia operativa y en la transparencia de la institución.

Mencionaron que, en esta Reunión se abordarán los nuevos horizontes de la Gestión Documental en los Bancos Centrales, el tema de transparencia y acceso a la información, los avances en los años recientes en gestión documental y cuáles se consideran las mejores prácticas en este campo. En este sentido, se expondrán y abordarán la gestión eficiente y segura de la información, los procesos y servicios de archivo, los retos de la transformación digital, la integración de los nuevos servicios digitales y su conexión con la gestión de información, la evolución en la robotización y automatización de procesos, entre otros.

Señalaron que todos enfrentamos desafíos similares en nuestras instituciones: la gestión eficiente de documentos, la conservación de información crítica, el cumplimiento de normativas y estándares internacionales, entre otros. Instaron a que aprovechemos este espacio para aprender unos de otros, para conocer cómo estamos resolviendo estos retos y para identificar juntos soluciones innovadoras que podamos adaptar a nuestras propias realidades.

Recordaron que los Bancos Centrales llevan trabajando en iniciativas de gestión de documentos desde hace más de 15 años y que un objetivo importante de la reunión es diagnosticar cuales son las necesidades y retos actuales de los bancos centrales en términos de gestión de documentos y manejo de archivos. Ciertamente, la ciberseguridad y protección de la información son dos de los grandes retos actuales y futuros que deben abordar los bancos centrales.

Con respecto al manejo de archivos, comentaron que los Bancos centrales tienen la responsabilidad de tener unos archivos impecables para que quede el testimonio de las actividades del banco central en todos los ámbitos del organismo, su proceso de toma de decisiones y su organización. En la actualidad, la tecnología permite que los archivos sean mucho más accesibles para ciudadanos e investigadores. Destacaron que se abordarán las diferentes iniciativas que los bancos centrales están realizando para conservar, preservar y difundir su patrimonio, desde el uso de repositorios institucionales hasta la realización de publicaciones y exposiciones.

Desearon que durante los próximos días podamos aprender y estrechar lazos de colaboración que se extiendan más allá de este evento. Que podamos crear una red de apoyo y conocimiento compartido, una comunidad donde podamos recurrir unos a otros en el futuro para enfrentar nuevos desafíos en nuestras instituciones y en nuestras prácticas.

Día 1: Un recorrido por la experiencia: Lecciones que inspiran, retos que transforman

Primera sesión, Conferencia inaugural “Nuevos horizontes de la Gestión Documental en los Bancos Centrales”, a cargo de Adalgisa Abdala Barcenas, Directora General, Banco de la República (Colombia).

Segunda sesión, Ana Buisán, Directora del Departamento de Transparencia y Comunicación Banco del Banco de España, presentó la ponencia titulada “Transparencia reforzada: el compromiso del Banco de España con la ciudadanía”.

Tercera sesión, fue referente a la “Integración de los nuevos servicios digitales - conexión con la gestión de información”, a cargo de Luis Miguel Rodriguez Gutierrez Cárdenas, Gerente de proyecto, Sistema de Atención al Ciudadano Servicios Ciudadanos Digitales, Banco de la República (Colombia).

Cuarta sesión, se abordó el tópico “Transparencia y acceso a la información: Mirada y balance del avance de los países en Iberoamérica”, presentación a cargo de Carlos Alberto Zapata Cárdenas, Exdirector Archivo General de la Nación (Colombia).

Quinta sesión, María Loreto de Inclán Sanchez, Departamento de Transparencia y Comunicación del Banco de España, presentó la ponencia “Servicios Documentales 360°: De la Oficina al Ciudadano”.

Sexta sesión, “Preservar para perdurar: Planeación documental con visión de futuro”, presentada por Héctor Manuel Alvarado, Director Departamento de Gestión Documental, Banco de la República, Colombia.

Séptima sesión, “Conclusiones con Propósito: Experiencias, Retos y Futuro Compartido”, presentadas por Carlos Alberto Zapata Cárdenas, Colombia, Maria Loreto De Inclán, España, Héctor Manuel Alvarado, Colombia.

Día 2: Nuevos horizontes y tendencias

Primera sesión, “Conceptos, tendencias globales en Inteligencia Artificial”, ponencia presentada por Antonio Candia, Fondo Latinoamericano de Reservas (Colombia).

Segunda sesión, “Uso de nuevas tecnologías en la gestión documental (Retos en la integración de herramientas tecnológicas)”, a cargo de German Torres Hernandez, Senior Consultant, Vilt Group (Colombia – España).

Tercera sesión, “De la Teoría a la Práctica: Caso Exitoso de Inteligencia Artificial en Gestión Documental”, presentada por representantes de Iron Mountain (Colombia).

Cuarta sesión, “Diseño y construcción de Instrumentos Archivísticos para la Hiperautomatización”, presentada por Jhon Alexander Gonzalez, Dirección de Proyectos Gestión Documentos Electrónicos en Grupo IB Consulting SAS (Colombia).

Quinta sesión, “Diálogos con expertos un espacio de intercambio” se trataron las temáticas: Nuevas tecnologías- German Torres Hernandez - Antonio Cania – Héctor Alvarado – Angelica López; Inteligencia Artificial - Iron Mountain - Fredy Vargas- Edwin Gonzalez y Félix Velandia. Alexandra Celis – Alahidy Ramirez; Instrumentos Archivísticos desde Hiperautomatización, Jhon Gonzalez – Liliana Ballén – Sandra Acosta.

Sexta sesión, “Gestión Documental inteligente: Transformación digital del expediente contractual- Caso de éxito y lecciones aprendidas” a cargo de Liliana Ballen Millan, Profesional especializada, Banco de la República (Colombia).

Séptima sesión, “Transformación inteligente del conocimiento: IA y gestión documental estratégica en Bancos Centrales”, presentada por Fredy Vargas Lama, Consultor Senior CEPAL/Naciones Unidas – Perú.

Día 3: Memoria, desafíos y rumbo: Un Cierre para Construir Futuro

Primera sesión, “De kilos A kilómetros: Disciplina, Datos y Documentos en movimiento”, presentada por Sergio Humberto Gomez Torres, Consultor – Maratonista, Colombia.

Segunda sesión, “Divulgación en línea de los documentos del Archivo Histórico Banco de la República”, a cargo de Jose David Hernandez, Jefe de Sección de Memoria Documental, Banco de la República, Colombia.

Tercera sesión, “Experiencia Organizacional en Gestión Estratégica de Información: El Rol de los Repositorios Digitales”, presentada por Erika Amaya Burgos, Especialista de gestión de información del Fondo Latinoamericano de Reservas (FLAR).

Cuarta sesión, “Proyecto de migración de documentación de sistemas de gestión documental legados”, a cargo de Baltasar Cordeiro, Coordinador de Área, Banco de Portugal.

Quinta sesión, “Memory, challenges and direction: A Closure to Build the Future”, Roberto Marino López, CEMLA, Adalgisa Abdala Barcenas – Colombia.

Comentarios finales

Adalgisa Abdala Barcenas, directora general, Banco de la República (Colombia) y Roberto Marino, Asesor de la Dirección General del CEMLA clausuraron la Reunión. Destacaron el éxito en la organización del evento y felicitaron al Banco de la República, al Centro de Estudios Monetarios Latinoamericanos, el Banco de España y al FLAR.

Resaltaron que, durante estos últimos tres días, un nutrido grupo de expertos expusieron e intercambiaron ideas, conocimientos e información sobre los últimos avances en el campo de la gestión documental y de archivos, con el objetivo de compartir proyectos e iniciativas clave para la transformación y modernización de los bancos centrales.

Destacaron que la gestión documental enfrenta varios retos tecnológicos y culturales, que se requiere de capacitación continua en este campo y que debe constituir parte de la visión estratégica de los bancos centrales.

Comentaron que la inteligencia artificial IA tiene el potencial de transformar significativamente las operaciones de un banco central, mejorando la eficiencia y la transparencia. Consideraron que resulta esencial una estrategia clara y alineada con la misión y visión de la institución para maximizar los beneficios de la IA.

El desarrollo y la capacitación en IA son cruciales para liderear la innovación y el cambio cultural dentro de la organización. La adopción de la IA debe ser segura, ética y centrada en las personas, garantizando la rendición de cuentas y la equidad.

Se concluyó la Reunión señalando que el camino de la gestión documental y archivística en los bancos centrales es desafiante y que el intercambio de opiniones durante estos últimos días mostró que nuestras instituciones tienen el conocimiento, las herramientas y, sobre todo, el compromiso para superar esos desafíos. Asimismo, se destacó que existen numerosas oportunidades para mejorar los procesos.

Se comentó que la próxima Reunión de Gestión Documental y Manejo de Archivos de Bancos Centrales será auspiciada por el Banco de España, en Madrid, España en 2026.