Reunión de Expertos en Gestión Documental y Archivos de la Banca Central

Bienvenida y apertura de la reunión.

Baltasar Cordeiro, responsable de la División de Logística y Documentación, Banco de Portugal, María de Inclán, responsable de la División de Archivos y Gestión Documental, Banco de España y Roberto Marino, Asesor de la Dirección General del CEMLA dieron la bienvenida a la Reunión de Expertos sobre Gestión Documental y de Archivos en los Bancos Centrales.

Destacaron que es gratificante ver reunidos en este encuentro a un importante número de distinguidos participantes, expertos en el tema de gestión documental y archivos en los bancos centrales lo cual denota el gran interés en el tema.

Comentaron que el tema de la Reunión resulta de primordial importancia para entender el funcionamiento de la banca central moderna, sobre todo el papel tan importante que tiene la transparencia, el acceso a la información y la comunicación para la eficaz conducción de la política monetaria y el comportamiento de la inflación.

Destacaron que la gestión documental de la banca central hace referencia al proceso de administración, organización, control y preservación de todos los documentos y registros generados o recibidos por el banco central en el ejercicio de sus funciones. Estos documentos son cruciales para la operativa diaria, la toma de decisiones y el cumplimiento de normativas legales, regulatorias y operativas.

Consideraron que una adecuada gestión documental en la banca central genera muchos beneficios.

Eficiencia operativa. Un sistema de gestión documental bien implementado agiliza el acceso y la búsqueda de información relevante, reduciendo el tiempo y los costos asociados a la gestión de documentos.

Cumplimiento normativo. Facilita el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con la conservación de documentos y la protección de la información.

Seguridad. Mejora la protección de la información sensible y reduce los riesgos de pérdida o acceso no autorizado.

Transparencia y responsabilidad. Permite realizar auditorías más efectivas y transparentes, lo cual es esencial para una institución como un banco central, que debe rendir cuentas tanto a las autoridades gubernamentales como al público.

En resumen, la gestión documental en la banca central es esencial para garantizar la correcta administración de la información, la seguridad y el cumplimiento de normativas, lo cual tiene un impacto directo en la eficiencia operativa y en la transparencia de la institución.

Mencionaron que, en esta Reunión, se evaluará el estado de la gestión de la información en los Banco Centrales, cuáles han sido los avances en los años recientes y cuáles se consideran las mejores prácticas en este campo. En este sentido, se expondrán y abordarán la gestión eficiente y segura de la información, los procesos y servicios de archivo, los retos de la transformación digital, la evolución en la robotización y automatización de procesos, entre otros.

Señalaron que todos enfrentamos desafíos similares en nuestras instituciones: la gestión eficiente de documentos, la conservación de información crítica, el cumplimiento de normativas y estándares internacionales, entre otros. Instaron a que aprovechemos este espacio para aprender unos de otros, para conocer cómo estamos resolviendo estos retos y para identificar juntos soluciones innovadoras que podamos adaptar a nuestras propias realidades.

Recordaron que los Bancos Centrales llevan trabajando en iniciativas de gestión de documentos desde hace más de 15 años y que un objetivo importante de la reunión es diagnosticar cuales son las necesidades y retos actuales de los bancos centrales en términos de gestión de documentos y manejo de archivos. Ciertamente, la ciberseguridad y protección de la información son dos de los grandes retos actuales y futuros que deben abordar los bancos centrales.

Con respecto al manejo de archivos, comentaron que los Bancos centrales tienen la responsabilidad de tener unos archivos impecables para que quede el testimonio de las actividades del banco central en todos los ámbitos del organismo, su proceso de toma de decisiones y su organización. En la actualidad, la tecnología permite que los archivos sean mucho más accesibles para ciudadanos e investigadores. Destacaron que se abordarán las diferentes iniciativas que los bancos centrales están realizando para difundir su patrimonio, desde el uso de repositorios institucionales hasta la realización de publicaciones y exposiciones.

Desearon que durante los próximos días podamos aprender y estrechar lazos de colaboración que se extiendan más allá de este evento. Que podamos crear una red de apoyo y conocimiento compartido, una comunidad donde podamos recurrir unos a otros en el futuro para enfrentar nuevos desafíos en nuestras instituciones y en nuestras prácticas.

Transparencia y comunicación. Cómo la gestión de la información puede acercar a los Bancos Centrales a la sociedad. María de Inclán, Banco de España, Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental del Banco de España, hizo una presentación destacando la importancia de la gestión documental para acercar a los bancos centrales a la sociedad, resaltando las iniciativas que tiene el Banco de España al respecto.

Gobernanza en la gestión de documentos. Baltasar Cordeiro, Banco de Portugal, hizo una presentación referente al sistema de gestión de documentos del Banco de Portugal y su modelo de gobernanza.

Propuesta para elaborar una Declaración en Gestión Documental y Archivo de la Banca Central. El Sr. Yayner Sruh Rodríguez, Banco Central de Costa Rica, presentó una propuesta de proyecto para elaborar una declaración internacional sobre la gestión documental y los archivos en la banca central como fundamento de gobernanza.

Conservación digital. Filipe Fernandes, Banco de Portugal hizo una presentación acerca del repositorio de preservación digital del Banco de Portugal. En ella los objetivos plasmados fueron: Identificar, dentro de estos sistemas, la documentación que constituye la memoria institucional del banco. 2. Migrar la documentación identificada a un repositorio digital, asegurando la preservación de la memoria institucional y el acceso futuro a los documentos. 3. Establecer una solución continua para garantizar la preservación a largo plazo de los registros digitales del Banco de Portugal en un archivo digital intermedio e histórico.

Gestión de documentos. Claudia Pinto, Banco de Portugal realizó una presentación acerca de los Sistema de Gestión Documental en Banco de Portugal, titulada: “Una nueva vida sin papel”.

Jose Ignacio Guerrero, Banco de España hizo una presentación titulada “Trazando el futuro: el viaje del Banco de España hacia la preservación digital”. 1. Preservación Digital. 2. Proceso inicial de evaluación. Modelo de madurez 3. Modelo de Referencia 4. Hoja de ruta. Programa y proyectos 5. Un poco de benchmarking : ECB, WB, BIS, BdP y BoE.

Volodymyr Mykhayliv, Banco de Portugal presentó los proyectos de Digitalización y conversión de formatos en Banco de Portugal.

Blanca Yazel Jiménez Hernández, Banco de México, hizo una presentación acerca de la normatividad interna sobre valoración documental en el Banco de México.

Transformación digital. Sandra González Camacho y Yayner Sruh Rodríguez, Banco Central de Costa Rica, hicieron una presentación acerca de la Transformación digital en el Banco Central de Costa Rica: primer avance en Gestión Documental y Archivo.

Lord Eileen S. Tagle, Al Bryan T. Taculog y Maria Deliza G. Lasquite, Bangko Sentral ng Pilipinas hicieron una presentación acerca de la transformación digital en el Bangko Sentral ng Pilipinas titulada: Mapa de ruta del Bangko Sentral ng Pilipinas para el manejo de archivos y de documentos.

Ricardo Carvalho, Banco de Portugal presentó: ALYA: IA en Banco de Portugal.

Ana Calleja, Banco de España expuso: Iniciativas de IA en la gestión de documentos en Banco de España.

Comunicación archivística.

Alexandra Gonçalves, Banco de Portugal presentó: Proyectos de divulgación del Archivo Histórico del Banco de Portugal.

Patricia Alonso, Banco de España expuso: Difusión de documentos de Archivo en el Banco de España.

Baltasar Cordeiro, Banco de Portugal, presentó: Colección Fausto Figueiredo: conservación y divulgación.

Archivos históricos.

Filipe Fernandes, Banco de Portugal, presentó: Futuros servicios del Archivo Histórico del Banco de Portugal.

Jose David Hernandez Echeverry, Banco de la República de Colombia, expuso: Proyecto del Archivo Histórico del Banco de la República de Colombia.

Tormenta de ideas: Gestión documental, archivo histórico, inteligencia artificial y gobernanza.

En la sesión de tormenta de ideas se llegaron a las siguientes conclusiones:

La gestión documental es fundamental para garantizar la eficiencia administrativa, la seguridad de la información y el cumplimiento de normativas.

A pesar de los desafíos como la transformación tecnológica y la falta de apoyo directivo, existen numerosas oportunidades para mejorar los procesos. El uso de la inteligencia artificial, la diversificación del talento y la colaboración interinstitucional son claves para el avance.

Implementar acciones concretas como la formulación de políticas, la sensibilización y la formación de equipos es crucial para asegurar una gestión documental efectiva y sostenible.

El archivo histórico tiene como objetivo atraer investigadores, preservar y recibir virtualmente colecciones, innovar, educar y convertirse en una fuente de conocimiento.

Enfrenta desafíos como la escasez de fuentes, mantenimiento sostenible, seguridad de las colecciones equipamiento adecuado, y protección de la información.

Existen oportunidades de colaboración con otras instituciones y el uso de tecnología avanzada como la inteligencia artificial.

Acciones concretas incluyen la preservación de colecciones, crear proyectos de investigación, colaboración institucional, digitalización y modernización de museos.

La inteligencia artificial IA tiene el potencial de transformar significativamente las operaciones de un banco central, mejorando la eficiencia y la transparencia. Es esencial una estrategia clara y alineada con la misión y visión de la institución para maximizar los beneficios de la IA.

El desarrollo y la capacitación en IA son cruciales para liderear la innovación y el cambio cultural dentro de la organización. La adopción de la IA debe ser segura, ética y centrada en las personas, garantizando la rendición de cuentas y la equidad.

La gobernanza efectiva requiere la implementación de objetivos claros que promuevan la transparencia, la rendición de cuentas, y la seguridad de la información.

Los desafíos incluyen la adaptación a nuevas tecnologías y asegurar la continuidad ante cambios de gestión.

Existen oportunidades significativas a través de la tecnología y practicas normativas bien establecidas.

Las acciones concretas deben centrarse en liderear equipos multidisciplinarios, establecer políticas claras de documentación y promover la comunicación y concientización.

El objetivo es lograr un plan de acción eficaz y sostenible.

Comentarios finales.

Helena Adegas, Administradora, Banco de Portugal, clausuró la Reunión. Destacó el éxito en la organización del evento y felicitó al Centro de Estudios Monetarios Latinoamericanos, el Banco de España y el Banco de Portugal. Resaltó que, durante estos últimos tres días, un nutrido grupo de expertos expusieron e intercambiaron ideas, conocimientos e información sobre los últimos avances en el campo de la gestión documental y de archivos, con el objetivo de compartir proyectos e iniciativas clave para la transformación y modernización de los bancos centrales.

Finalizó diciendo que clausura la Reunión con una nota de optimismo. El camino de la gestión documental y archivística en los bancos centrales es desafiante, pero el intercambio de opiniones durante estos últimos días muestra que nuestras instituciones tienen el conocimiento, las herramientas y, sobre todo, el compromiso para superar esos desafíos.